Surat Kiriman Rasmi Aduan ialah komunikasi bertulis yang menyatakan ketidakpuasan hati terhadap sesuatu produk, perkhidmatan atau perlakuan seseorang individu. Ia adalah cara formal untuk menyampaikan rungutan, dan ia sering digunakan sebagai langkah pertama untuk mencuba dan menyelesaikan masalah sebelum tindakan undang-undang diambil. Surat itu boleh dihantar melalui pos, e-mel, atau melalui perkhidmatan penghantaran lain.
Surat itu hendaklah memasukkan butiran khusus tentang kejadian itu, termasuk tarikh, masa dan lokasi, dan sebarang maklumat pengenalpastian yang berkaitan tentang individu atau entiti yang menjadi subjek aduan. Ia juga harus memasukkan penerangan yang jelas dan ringkas tentang masalah dan bagaimana ia telah menjejaskan pengadu. Surat itu hendaklah ditulis dalam nada profesional, dengan bahasa yang jelas dan hormat.
Semasa menulis Surat Kiriman Rasmi Aduan, adalah penting untuk menjadi ringkas dan pada intinya. Surat itu harus menyatakan dengan jelas masalah dan apa yang pengadu ingin lakukan untuk menyelesaikan isu tersebut. Ia juga harus menyediakan tarikh akhir yang munasabah untuk tindak balas atau tindakan yang perlu diambil.
Ia juga penting untuk menyimpan salinan surat untuk rekod anda dan menghantar surat melalui perkhidmatan penghantaran yang boleh dipercayai untuk memastikan ia diterima oleh penerima yang dimaksudkan. Selain itu, adalah penting untuk menyimpan rekod sebarang respons atau tindakan yang diambil sebagai tindak balas kepada aduan.
Format Surat Kiriman Rasmi Aduan
[Nama awak]
[Alamat anda]
[Bandar, Poskod Negeri]
[Tarikh]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Bandar, Poskod Negeri]
[Nama Penerima] yang dihormati,
Perenggan pembukaan: Mulakan dengan pengenalan ringkas dan terangkan tujuan surat itu.
Perenggan tengah: Terangkan aduan secara terperinci, termasuk tarikh, masa dan peristiwa yang berkaitan yang membawa kepada aduan. Jelas dan ringkas, dan elakkan menggunakan bahasa emosi.
Perenggan penutup: Minta tindakan khusus untuk menyelesaikan isu tersebut dan nyatakan penghargaan anda atas perhatian penerima terhadap perkara tersebut.
Yang ikhlas,
[Nama awak]
Anda mungkin suka: Surat Sokongan | Surat Perjanjian Jual Beli Tanah
Laporan Contoh Surat Aduan
Surat aduan ialah surat rasmi yang ditulis oleh individu atau organisasi untuk menyatakan ketidakpuasan hati mereka terhadap produk, perkhidmatan atau situasi. Sekiranya penerima surat aduan tidak memberi maklum balas yang sewajarnya, langkah seterusnya ialah menulis laporan surat aduan. Dalam artikel ini, kami akan memberikan anda beberapa petua tentang cara menulis laporan surat aduan yang berkesan dan profesional.
- Mulakan dengan ringkasan ringkas: Mulakan laporan dengan menyediakan ringkasan ringkas surat aduan. Sertakan butiran seperti tarikh surat diterima, nama dan maklumat hubungan pengirim, dan jenis aduan.
- Huraikan proses penyiasatan: Seterusnya, terangkan proses penyiasatan yang telah dijalankan untuk menangani aduan tersebut. Ini mungkin melibatkan semakan dokumen, bercakap dengan individu yang berkaitan dan menjalankan lawatan tapak.
- Berikan butiran penemuan: Berikan butiran penemuan penyiasatan, termasuk sebarang bukti yang dikumpul. Pastikan anda menggunakan contoh khusus untuk menyokong penemuan anda.
- Gariskan tindakan yang diambil: Gariskan tindakan yang telah diambil sebagai tindak balas kepada aduan. Ini mungkin termasuk tindakan pembetulan, latihan atau perubahan pada dasar atau prosedur. Jelaskan tentang langkah-langkah yang telah diambil dan garis masa untuk pelaksanaan.
- Akhiri dengan pengesyoran: Akhiri laporan dengan pengesyoran tentang cara mengelakkan aduan serupa daripada berlaku pada masa hadapan. Ini mungkin melibatkan perubahan kepada dasar, latihan tambahan untuk kakitangan, atau penambahbaikan pada produk atau perkhidmatan yang ditawarkan.
Contoh Surat Aduan Kerosakan
Contoh Surat 1: Aduan tentang Penghantaran Rosak
[Nama awak]
[Alamat anda]
[Bandar, Poskod Negeri]
[Tarikh]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Bandar, Poskod Negeri]
[Nama Penerima] yang dihormati,
Saya menulis untuk memberitahu anda tentang kerosakan yang berlaku pada penghantaran saya baru-baru ini. Nombor pesanan saya ialah [nombor pesanan], dan item telah dihantar pada [tarikh penghantaran].
Apabila saya menerima bungkusan itu, saya perasan bahawa barang-barang itu dalam keadaan rosak. Bungkusan itu nampaknya telah dikendalikan secara kasar semasa transit, dan beberapa item telah rosak atau tidak boleh digunakan.
Saya kecewa kerana pesanan saya tidak dikendalikan dengan teliti semasa penghantaran. Saya meminta anda mengambil langkah yang sewajarnya untuk mengelakkan kerosakan seperti itu berulang pada masa hadapan. Selain itu, saya meminta penggantian item yang rosak atau bayaran balik untuk item yang rosak.
Terima kasih atas perhatian anda terhadap perkara ini.
Yang ikhlas,
[Nama awak]
Contoh 2: Aduan tentang Penghantaran Lewat
[Nama awak]
[Alamat anda]
[Bandar, Poskod Negeri]
[Tarikh]
[Nama Penerima]
[Alamat Penerima]
[Bandar, Poskod Negeri]
[Nama Penerima] yang dihormati,
Saya menulis untuk menyatakan kekecewaan dan kekecewaan saya mengenai penghantaran lewat pesanan saya baru-baru ini. Nombor pesanan saya ialah [nombor pesanan], dan penghantaran dijadualkan pada [tarikh penghantaran]. Malangnya, saya tidak menerima bungkusan sehingga [tarikh penghantaran tertunda].
Saya faham bahawa keadaan yang tidak diduga boleh menyebabkan kelewatan, tetapi saya mendapati adalah tidak boleh diterima bahawa saya tidak dimaklumkan tentang kelewatan itu sehingga hari selepas tarikh penghantaran yang dijadualkan. Selain itu, saya cuba menghubungi perkhidmatan pelanggan anda beberapa kali untuk bertanya tentang status penghantaran saya, tetapi saya tidak dapat menghubungi sesiapa.
Saya amat menghargai jika anda boleh menyiasat perkara itu dan mengambil langkah untuk memastikan bahawa kelewatan dan komunikasi yang lemah tidak berlaku pada masa hadapan. Selain itu, saya meminta bayaran balik untuk caj penghantaran yang saya bayar.
Terima kasih atas perhatian anda terhadap perkara ini.
Yang ikhlas,
[Nama awak]